Relaciones Interpersonales Hoy: Los Básicos Para Escribir Informes

24 enero 2015

Los Básicos Para Escribir Informes

Para aumentar la eficiencia de los informes que escribes: [1]

Escribe informes más breves. Sólo incluye la información que sea necesaria. De cualquier modo, la mayoría de las personas no leen por completo los informes largos.

Establece un formato estándar. El utilizar un mismo formato demanda menos energía creativa para escribir y permite al lector encontrar fácilmente la información que requiere.

Deja de escribir informes innecesarios. Escribe tu informe regular como de costumbre, pero no lo envíes. Si nadie se queja de no haberlo recibido, podría no ser necesario.

Utiliza alternativas. Un e-mail, una llamada telefónica, o una breve reunión pueden transmitir la información adecuadamente.

[1] Circular 181 – LMI – Leadership Management Peru

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RELACIONES INTERPERSONALES

ESTILOS BÁSICOS DE RELACIÓN INTERPERSONAL

Estilo agresivo: son personas que continuamente generan conflictos, acusan y amenazan. Establecen unas pautas de relación agresiva con los demás.

Estilo pasivo: son personas que permiten que no saben defender sus derechos e intereses, hacen todo lo que le dicen de una manera sumisa. Los demás se aprovechan de ellas y esto, a la larga, crea resentimiento e irritación.

Estilo asertivo: es asertiva la persona que defiende sus intereses, expresa sus opiniones libremente, no necesita atacar para resolver sus problemas y es capaz de negociar de mutuo acuerdo la mejor solución.

Hay tres momentos en los que se nota muy claramente la carencia de estas habilidades:
o Cuando se establece la relación en el grupo
o Cuando se inicia una relación con una persona del sexo opuesto
o Cuando se tienen que integrar en un trabajo.

Algo a tener en cuenta es que estas habilidades se pueden aprender, si es que no han sido desarrolladas suficientemente a lo largo del proceso de aprendizaje.

LA CONFIANZA

La confianza es la seguridad que logramos sobre nuestras capacidades y resultados que nos proponemos alcanzar. Se establece en nosotros a medida que constatamos nuestra aptitud en las tareas que realizamos y nuestra habilidad para mantener relaciones con los demás. Somos por tanto responsables de su desarrollo y la debemos trabajar personalmente.

Realmente empieza por nosotros, no viene de fuera, es parte de nuestro equilibrio interno que podemos generar sabiendo cómo alcanzar nuestros resultados y derivará en potenciar nuestra autoestima.

Si bien la confianza nace internamente podremos fortalecerla a partir del manejo de nuestras relaciones y lo que obtenemos de las oportunidades que de allí se derivan. De allí que se afirma que nuestras relaciones son el mejor capital.

No se podrá hablar de relaciones interpersonales si no existe la comunicación productiva que nos lleva a generar confianza. Esto nos permitirá asegurar un nivel de equilibrio en las relaciones que permitan vivir en armonía y con credibilidad.

LA CONFIANZA: Potenciarla en nosotros viene de la mano de...

•Conocernos todo lo posible y de una forma continuada, ya que vamos experimentando cambios, con la máxima honestidad.

•Vivir activos: opinando, eligiendo, escogiendo, significándonos.

•Valorar y congratularnos de nuestras capacidades y posibilidades.

•Constatar nuestras limitaciones, para saber ser realistas.

•Afrontar retos y riesgos con prudencia y sensatez.

•Iniciar y mantener relaciones de calidad, donde la comunicación abierta, positiva y sincera sea una constante.

•Dejar de lado la tensión y el control continuo.

•Permitirnos mostrarnos tal cual somos, sin tapujos ni máscaras o escudos.

¿CÓMO GENERAR UN CLIMA DE CONFIANZA EN EQUIPOS DE TRABAJO?

Gestión publicó el 25 de junio del 2013, una investigación publicada por Transearch Chile, acerca de las cualidades que llevan a generar un clima de confianza son:

Sinceridad. Los ejecutivos deben actuar siempre mostrando seguridad, siendo transparentes cuando deben dirigir a sus equipos y al momento de tomar decisiones estratégicas.

Integridad. Los ejecutivos deben ser consistentes entre su discurso y sus acciones.

Competencia y capacidad. Para ser un líder confiable es fundamental ser responsable, competente en el cumplimiento de metas y actuar con decisión.

Comunicación. Es fundamental mantener informado al equipo de trabajo sobre los cambios y acontecimientos dentro de la empresa. Esta comunicación debe ser efectiva, clara y precisa, para evitar los rumores de pasillo.

Ambiente de colaboración. Si bien la confianza es un requisito clave para liderar, es algo que puede entrenarse, lo cual implica atravesar un aprendizaje complejo, tener capacidad de autocrítica, ser responsable y consecuente con las acciones y juicios que se emiten. Sin confianza no se puede llevar a cabo un buen trabajo en equipo.

LA VENTANA DE JOHARI

La Ventana JOHARI es una matriz que permite reflejar situaciones de autoconocimiento y de comunicación con los demás. Sus cuatro áreas se caracterizan por determinadas combinaciones de variables:

ÁREA PÚBLICA (yo sé - los otros saben) área de libre conciencia y voluntaria interacción y comunicación

ÁREA CIEGA (yo no sé - los otros saben) área eventualmente intuida aunque no siempre consciente en su totalidad y que es involuntariamente compartida con los demás

ÁREA PRIVADA (yo sé - los otros no saben) área conscientemente cerrada a los demás

ÁREA DESCONOCIDA (yo no sé - los otros no saben) área desconocida y/o no percibida por uno mismo y los demás

La conformación y estructura básica de la Ventana depende de cada individuo, de sus características y de sus actitudes frente a la vida Y VA experimentando transformaciones que dependen de factores como por ejemplo el ánimo de la persona, la situación de confianza en la cual se encuentra y la forma cómo afronta su plan de vida. La información observada en la Ventana se puede utilizar como punto de partida para mejorar en forma activa y consciente sus propios canales de comunicación.

Una persona con actitudes abiertas, transparentes y honestas entrega mucha información a su entorno y va generando en las otras personas un mayor nivel de confianza que se transformará en una mayor apertura del AREA PUBLICA, devolviéndole un mayor flujo de información. Esta apertura puede implicar una reducción automática del ÁREA PRIVADA y, sobre todo, del ÁREA CIEGA puesto que el entorno va entregando también información del tipo retroalimentación que permite como consecuencia un mayor autoconocimiento de la persona. La reducción del ÁREA CIEGA, equivalente a un mayor nivel de auto conciencia, puede resultar en una disminución o por lo menos en un mantenimiento del ÁREA DESCONOCIDA.

LENGUAJE CORPORAL

El lenguaje corporal se transmite por medio de movimientos o gestos.

Cuando interactuamos con las personas en la vida laboral y personal se envía mensajes a través de nuestro movimiento corporal. A continuación algunos gestos variados y su significado:

 Acariciarse la mandíbula - Toma de decisiones
 Apretarse la nariz - Evaluación negativa
 Arreglarse el pelo con la mano - Es un gesto muy femenino; sugiere provocación discreta, coqueteo
 Brazos cruzados a la altura del pecho - Actitud a la defensiva
 Cabeza descansando sobre las manos o mirar hacia el suelo - Aburrimiento
 Caminar a prisa - Sugiere una personalidad dinámica, inquieta, ansiosa por cumplir metas que se ha trazado en un tiempo determinado
 Caminar con pasos vacilantes, y no mantener una relación recta al caminar - Denota una personalidad vacilante, errática, insegura
 Caminar erguido - Confianza y seguridad en sí mismo
 Comerse las uñas - Inseguridad o nervios
 Cruzar las piernas, balanceando ligeramente el pie - Aburrimiento
 Cruzar la pierna en un ángulo de 90º al nivel de la rodilla - Ambicioso. competitivo. Es una actitud poco común en las mujeres
 Dar un tirón al oído - Inseguridad
 Entrelazar los dedos - Autoridad
 Frotarse las manos - Impaciencia
 Frotarse un ojo - Dudas
 Golpear ligeramente los dedos - Impaciencia
 Hombros caídos - Depresión incapacidad, para hacerle frente a ciertas situaciones en la vida.
 Inclinar la cabeza - Interés
 Jugar con el cabello - Inseguridad
 Jugar con un lápiz o un objeto cualquiera - nerviosismo, inquietud.
 Manos en las mejillas - Evaluación
 Mirar hacia abajo - No creer en lo que se escucha
 Mirar el reloj mientras otra persona habla - Es un gesto rudo que revela impaciencia
 Mirar el reloj mientras se habla - Denota prisa e intranquilidad
 No mirar a una persona - Sugiere rechazo (no me interesas, no me simpatizas)
 Palma de la mano abierta - Sinceridad, franqueza e inocencia
 Pararse con las manos en las caderas - Buena disposición para hacer algo
 Pestañear constantemente - Denota atención total.
 Pisadas repetidas en el suelo mientras se está estático - Sugiere nerviosismo, impaciencia, intranquilidad.
 Puño cerrado - Revela tensión nerviosismo, se oculta la verdad
 Sentarse con las manos agarrando la cabeza por detrás -Superioridad
 Sentarse con las dos piernas unidas paralelamente - Denota una personalidad cuidadosa, ordenada y cuidadosa.
 Sentarse sobre una pierna: Sugiere una personalidad muy conformista a quien no le es fácil tomar decisiones.
 Tamborilear los dedos sobre una superficie - Denota intranquilidad impaciencia
 Tocar demasiado a una persona - Puede significar; un grado de alto egoísmo (nunca amor o deseo físico).
 Tocarse ligeramente la nariz - Mentir, dudar o rechazar algo

Preguntas frecuentes:

¿Sonreír?
¡Sonríe! Intercalar sonrisas cálidas y francas en la conversación transmite confianza, alegría y buena disposición. Sin embargo, no exageres. Sonreír demasiado frecuentemente puede convertir el gesto en una especie de mueca y dar la impresión de que es algo hueco, vacío y fingido.

¿Una sonrisa es una manifestación espontánea de satisfacción por algo?
No siempre esto es así, la mayoría de las veces la sonrisa es forzada y se convierten una especie de máscara para nuestros verdaderos sentimientos, es la llamada sonrisa profesional (sus mayores cultores son políticos, actores hombres de negocios).

¿Usamos los ojos al hablar?
Los ojos son las ventanas del alma. La persona que mira limpiamente a los ojos de otros es una persona segura, amistosa, madura y sincera. Sus ojos y su mirada pueden decir tanto porque expresan prácticamente todas las emociones: alegría, tristeza, inquietud, tensión, preocupación, estimación o respeto. Por sus ojos muchas veces se puede saber lo que está pensando. Por eso, constituyen una ayuda poderosa en la conversación.

¿Debo controlar la mirada?
Cuando estés hablando con alguien, no estés mirando a todos lados: a la ventana, al techo, al suelo o limpiando sus uñas. Tampoco mires curiosamente los zapatos, pantalones, camisa o peinado del que habla. Mantén el contacto ocular, pero sin fijar en exceso la mirada: eso lo hacen los locos. De todas formas, si quieres fijar la mirada durante mucho tiempo en alguien sin cansarte psicológicamente, mira su entrecejo. Para el otro/a no hay diferencia.

¿Es conveniente usar las manos?
Tus manos se pueden aprovechar muy bien para complementar tus palabras y dar mayor fuerza a tu conversación. No las utilices inútilmente y mucho menos para hacer cualquier cosa que distraiga a la otra persona. Tampoco las uses violentamente, palmoteando o pasándoselas casi en el rostro a la otra persona.

¿Es conveniente tocar a las personas?
Hay muchas personas que siempre están dando palmadas en la espalda o tocando a los otros en los brazos, como para llamar su atención. Es bueno demostrar cariño, pero también hay que guardar el debido respeto a los demás. Muéstralo no tocando a la otra persona innecesariamente. Hay quien se siente muy molesto si le tocan, ten cuidado. Pero tampoco hables o escuches con las manos metidas dentro de los bolsillos porque eso denota indiferencia y mala educación.

¿Cómo sentarse?
Aprende a sentarte tranquilo y comportarte cuando se escucha. Reparte equitativamente el peso de tu cuerpo para no cansarte mientas estás sentado conversando. Si te sientas en el borde de la silla, es indicativo que deseas irte tan pronto como sea posible.
Si cambias constantemente de posición, estás expresando a gritos que estás aburrido. Si mueves incesantemente los pies durante la conversación, tu interlocutor pensará que estás molesto, inseguro, irritado, nervioso, cansado o aburrido. Sitúate en una posición cómoda y descansada que te permita respirar mejor y manejar mejor tu voz.

LA FORMA DE DESPEDIRSE Y LA PERSONALIDAD

Como tú te despides revela mucho de tu personalidad, según el sicólogo Elayne Kahn. Aquí una descripción de algunas de las expresiones más comunes al despedirse y su aparente significado:
Adiós: Miras las cosas en perspectiva y no crees necesario alargar una conversación innecesariamente. Otros aprecian tu eficiencia y organización.
Encantado de verte/hablarte: Los cumplidos vienen fácilmente a tu boca, te gusta expresar tus pensamientos positivos. La gente te encuentra amable, cariñoso(a)a y gracioso(a).
Au revoir, ciao, goodbye: Altamente sofisticado, te gusta hacer las cosas un poco diferentes. Tu charm se nota en todas tus actitudes y la gente te recuerda por ello.
Mantente en contacto: Hacer planes es importante para tí, pero como estás siempre tan ocupado relegas en otros el mantener viva la relación.
Saludos a tu familia: Estás orientado hacie le hogar y pones tu familia en primer lugar. Los otros piensan que puden contar contigo para tomar la decisión correcta, por tu profundo sentido de lo bueno y lo malo.
Hasta luego: Eres una persona relajada y la gente confía en tu sensatez; eres informal y no pierdes el control fácilmente.
Cuídate: Siempre cuidadoso de decir lo correcto, eres muy diplomático. Tiendes a preocuparte por los demás.
Nos vemos/nos hablamos: Eres amistoso y cariñoso, pero no siempre estás ansioso de profundizar. A veces te gustaría tener más tiempo para estar con una persona individualmente, pero tienes tantos amigos que es imposible.

Estrés: algunos tips

El estrés es un fenómeno común el día de hoy, nuestra presión o la de otros por lograr que hagamos más cosas supone mayor actividad en nuestro día a día. Muchas veces la falta de planeamiento y priorización de nuestras cosas importantes nos lleva a ese desgaste, que se materializa en expresiones comunes como las siguientes al final del día: "estoy medio muerto", "estoy agotado(a)", "sólo quiero dormir", "ya no jalo", etc.

Si bien una recomendación clave es encontrar la manera de desconectarnos, recordemos el lonchecito de los abuelos, podemos realizar algunos ejercicios que pueden aliviar nuestro estado de tensión.

1. Bajar lentamente la cabeza hasta que nuestra barbilla toque el pecho. Mover la cabeza a un lado y otro, derecha e izquierda, luego hacerla girar lentamente. Ello aliviará la tensión de algunos músculos.

2. Encoje hombros y luego los bajas. Repite el ejercicio varias vecés. Ejercicio ideal cuando estás esperando que te contestene n el teléfono, o cuando llegaste al semáforo cuando manejas.

ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN EFICAZ

Para tener éxito en cualquier actividad, tienes que ser capaz de transmitir ideas de manera clara y eficaz. Hay tres cosas que los mejores comunicadores emplean para entregar su mensaje:
• Credibilidad.
• Conexión emocional.
• Lógica.

CREDIBILIDAD. Demuestre su autoridad al demostrar conocimientos técnicos en un área específica, que ayude a generar la percepción en la gente que sabe lo que está hablando. Si usted no lo puede hacer, muestre integridad y carácter, que les convenza de que no les vas a mentir.•

CONEXIÓN EMOCIONAL. La gente tiene que creer que lo que usted dice es importante. Conecte ofreciendo su máxima concentración y la vinculación de su mensaje con algo que importa.

LÓGICA. Toda la autoridad y empatía en el mundo no le ayudará si la gente no entiende la idea básica o cómo llegó a sus conclusiones. Tenga un argumento claro que la gente puede seguir y utilice datos y análisis para respaldar sus puntos.

Esmerarte Siempre

Si buscas causar una buena impresión entre tus colaboradores, trata de hacerlo desde el momento que los conoces. Los expertos aconsejan a las personas irradiar confianza con cada movimiento que hagan y cada palabra que digan.

Recuerda que la comunicación es 80 por ciento actitudes y lenguaje corporal y sólo 20 por ciento verbal.

Para esmerarte siempre, toma a pecho estos consejos:

- Siéntate o ponte de pie con una postura correcta.

- Mantén contacto visual tanto como sea posible cuando hables con otros.

- Evita cruzar los brazos o las piernas.

- Asiente con la cabeza de vez en cuando y reconoce tu acuerdo con la otra persona diciendo “si”.

- Da una impresión prominente sentándote en la cabecera de la mesa en una reunión o estando de pie mientras los demás están sentados durante una discusión.

Circular 143 - LMP